Îți deschizi o firmă, dar știi să o administrezi? Greșelile care îi costă scump pe antreprenori
Deschiderea unei firme nu înseamnă automat că antreprenorul știe să-i gestioneze banii și obligațiile. Datele OECD arată că există lacune importante în pregătirea financiară a proprietarilor de IMM-uri, de la administrarea banilor până la înțelegerea finanțării și a riscurilor.
Deschiderea unei firme nu presupune doar alegerea unui domeniu de activitate, completarea documentelor și înregistrarea societății la Registrul Comerțului. Din momentul în care începe activitatea, antreprenorul trebuie să știe să gestioneze încasările și cheltuielile, să respecte obligațiile fiscale, să își organizeze bugetul și să ia decizii care pot influența viitorul afacerii. Cu toate acestea, nu există o pregătire antreprenorială generală obligatorie pentru cei care vor să își deschidă o societate.
Antreprenorii ajung frecvent să ceară ajutor abia după înființarea firmei, fără să cunoască suficient de bine procedurile administrative și obligațiile pe care trebuie să le respecte. Uneori, problemele apar încă de la început, când proprietarii nu știu ce documente trebuie pregătite sau cum trebuie organizată activitatea societății, avertizează o economistă și expertă contabilă care a preferat să își păstreze anonimatul.
Specialista consideră că o pregătire solidă înainte de începerea unei afaceri este foarte importantă și compară situația cu obținerea permisului de conducere. Pentru categoria B, viitorii șoferi trebuie să parcurgă 24 de ore de pregătire teoretică și 30 de ore de pregătire practică. În schimb, o persoană poate deveni administratorul unei firme fără să fi urmat un curs general de contabilitate, fiscalitate sau management.
Necesitatea accesului la educație antreprenorială a fost semnalată și de Mona Bardos, consultant de business și fondatoarea Monasi Cursuri și Consultanță. Într-un articol publicat de Adevărul în august 2025, în contextul dezbaterii privind majorarea capitalului social minim pentru SRL-uri, aceasta atrăgea atenția asupra importanței pregătirii celor care vor să intre în mediul de afaceri.
„În loc să punem obstacole, ar fi mai util să creăm un mediu stabil și să oferim acces facil la educație antreprenorială și finanțare”, declara recent Mona Bardos.
Comparația ridică o problemă importantă pentru mediul de afaceri: cât de pregătit este, de fapt, un antreprenor atunci când își asumă responsabilitatea administrării unei companii?
Ce nu știu antreprenorii despre banii propriilor firme
Lacunele de pregătire nu se limitează la procedurile de înființare a unei societăți. Un studiu al Organizației pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OECD) arată că proprietarii și managerii de IMM-uri din România întâmpină dificultăți inclusiv în înțelegerea unor noțiuni financiare de bază.
Potrivit analizei OECD din 2024, doar 45% dintre respondenții români au identificat corect diferența dintre dividende și rambursarea unui împrumut. O altă problemă este gestionarea banilor companiei în raport cu finanțele personale. Numai 48% dintre antreprenorii chestionați declarau că păstrează strict separate conturile financiare ale firmei și cele ale gospodăriei.
Datele provin dintr-o cercetare OECD realizată în 2021-2022 și publicată în cadrul studiului privind educația financiară și digitalizarea microîntreprinderilor și IMM-urilor din sud-estul Europei.
Separarea banilor personali de cei ai societății este importantă pentru a putea urmări corect cheltuielile, veniturile și rezultatele companiei. Atunci când antreprenorul nu știe exact ce resurse îi aparțin firmei și ce sume poate folosi în interes personal, evaluarea situației financiare devine mai dificilă.
O altă greșeală care poate afecta activitatea unei societăți este confundarea cifrei de afaceri cu profitul. Faptul că o companie are vânzări mari nu înseamnă automat că obține și câștiguri suficiente pentru a-și acoperi cheltuielile sau pentru a susține investiții noi.
Un administrator trebuie să urmărească nu doar încasările, ci și costurile de funcționare, obligațiile fiscale, plățile către furnizori și sumele care trebuie păstrate pentru perioadele în care activitatea încetinește.
Problemele apar și atunci când antreprenorii nu analizează suficient de bine investițiile pe care le fac. Un exemplu este digitalizarea, unde alegerea unui program informatic doar în funcție de preț poate însemna pierderea unor oportunități de eficientizare a activității.
Roxana Epure, Managing Partner NextUp, explica într-un articol publicat de Adevărul în iunie 2024 că multe companii amână alegerea unui sistem informatic integrat sau nu analizează suficient de bine ofertele disponibile.
„Ne uităm încă la cost și nu am înțeles deocamdată că echiparea tehnologică este o investiție care te scutește de timp, de bani”, afirma la rândul său Roxana Epure.
Specialista atrăgea atenția că un sistem informatic potrivit poate automatiza activitățile repetitive, poate centraliza datele companiei și le poate permite administratorilor să urmărească mai bine resursele și rezultatele firmei.
Lipsa pregătirii poate îngreuna accesul la finanțare
Un raport OECD publicat în 2026 arată că firmele românești se bazează într-o proporție ridicată pe resurse interne pentru finanțare, în timp ce accesul la credite bancare rămâne limitat.
Potrivit raportului, 79% dintre companiile nefinanciare se bazează în principal pe resurse financiare proprii, iar aproximativ 7% folosesc credite bancare. Organizația identifică mai multe cauze ale acestei situații, de la condițiile prudente de creditare și garanțiile solicitate de bănci până la dificultățile întâmpinate de companiile mici în pregătirea documentelor financiare.
OECD atrage atenția că unele firme, în special cele mici și din mediul rural, nu au suficiente cunoștințe financiare sau capacitate managerială pentru a accesa finanțare. Aproape o treime dintre companii aveau, în 2024, capitaluri proprii sub pragul prevăzut de reglementările aplicabile.
Diferențele apar și în accesarea finanțărilor europene. Doar aproximativ 2% dintre IMM-uri se bazează pe fonduri europene sau împrumuturi subvenționate, comparativ cu 7% în cazul companiilor mari. OECD consideră că informațiile despre aceste programe nu ajung întotdeauna suficient de bine la firmele mici.
Facturile neîncasate pun presiune pe afaceri
O altă situație în care pregătirea financiară devine importantă este gestionarea fluxului de numerar. O companie poate avea contracte și facturi emise, dar să întâmpine dificultăți dacă partenerii comerciali întârzie plățile.
Raportul EU Payment Observatory, realizat pentru Comisia Europeană și publicat în 2025, arată că 60% dintre companiile din România au întâmpinat probleme din cauza întârzierilor la plată în 2024, peste media europeană de 52%.
Efectele s-au resimțit în mai multe zone ale activității. 55% dintre companiile care au raportat astfel de probleme au spus că întârzierile le-au afectat plata furnizorilor, iar 37% au indicat efecte asupra investițiilor sau recrutărilor. Alte 31% au raportat dificultăți la rambursarea creditelor sau nevoia de finanțare suplimentară. În plus, 35% au semnalat efecte asupra producției sau activității operaționale.
Aceste rezultate arată cât de importantă este gestionarea atentă a încasărilor și plăților. Un administrator trebuie să știe când urmează să primească banii, ce obligații are de achitat și ce resurse îi rămân disponibile pentru a menține activitatea companiei.
La rândul său, consultantul de business Florin Leucă a atras atenția asupra importanței unor reguli clare pentru gestionarea riscurilor financiare. Printre recomandările sale se numără stabilirea unor limite de credit pentru fiecare client, alegerea unor termene de plată care să protejeze fluxul de numerar și aplicarea consecventă a penalităților pentru întârzieri.
Acesta menționa și utilizarea unor instrumente precum factoringul și asigurarea creditului comercial, care pot ajuta firmele să își reducă expunerea la riscul de neîncasare a facturilor. Astfel de soluții presupun însă ca administratorii să înțeleagă atât riscurile comerciale, cât și costurile instrumentelor financiare pe care le folosesc.
Ce ar trebui să știe cineva înainte să își deschidă o firmă
Pregătirea antreprenorială nu înseamnă că fiecare administrator trebuie să devină contabil, consultant fiscal sau specialist în finanțare. Înseamnă însă să înțeleagă noțiunile de bază și să știe ce responsabilități își asumă odată cu înființarea societății.
Un viitor antreprenor ar trebui să știe cum să întocmească un buget, cum să calculeze costurile unei activități, care este diferența dintre venit și profit, cum funcționează fluxul de numerar și ce obligații fiscale trebuie respectate. La fel de important este să înțeleagă diferența dintre banii firmei și cei personali, precum și riscurile asumate atunci când apelează la un credit.
Necesitatea unei astfel de pregătiri este evidențiată și de OECD în analiza din 2026. Organizația recomandă dezvoltarea unor programe de instruire practică pentru antreprenori, cu accent pe gestionarea fluxului de numerar, întocmirea bugetelor și contractarea responsabilă a împrumuturilor. Sunt recomandate și programe de mentorat, care să îi ajute pe proprietarii de firme să ia decizii financiare mai bine fundamentate.