Firmele preferă să le dea bani numerar în loc de carduri angajaţilor pe care-i trimit în delegaţii

Plăţile electronice sunt o raritate în companiile româneşti
Formularistica pe suport hârtie în locul celei electronice şi banii numerar în locul cardurilor sunt principalele trăsături ale comportamentului contabil al firmelor, chiar dacă digitalizarea este deja prezentă şi în domeniul administrării cheltuielilor de afaceri, arată un studiu Mercury Research realizat la comanda companiei de soluţii informatice pentru business Edenred România.

Studiul arată că 85% dintre companiile românești utilizează banii numerar sub formă de avans sau transferă fonduri în conturile de salariu ale angajaților.

Deconturile se efectuează utilizând formulare pe hârtie în 80% dintre companii.

„Deloc surprinzător, 82% dintre companii se declară nemulțumite de controlul limitat pe care îl au asupra cheltuielilor efectuate de angajați“, arată Edenred, într-un comunicat.

Compania a lansat, miercuri, o aplicaţie contabilă numită Spendeo, dedicată managementului cheltuielilor profesionale, şi îşi propune să atingă o creştere de 30% până în 2020.

Cheltuielile în numerar, greu de controlat

Potrivit reprezentanţilor Edenred, administrarea cheltuielilor profesionale efectuate de angajați este, pentru companii, unul dintre procesele cele mai  consumatoare de timp și resurse în departamentele financiare.

„Gestiunea cheltuielilor profesionale presupune păstrarea de numerar permanent în companie şi implică proceduri complicate de returnare a fondurilor de către angajați, fluxuri greoaie de aprobare a deconturilor și dificultății în generarea rapoartelor. Toate acestea se traduc prin volum de muncă ridicat, birocrație și control redus asupra cheltuielilor efectuate de angajați“, arată autorii studiului.

Ei afirmă că soluția Spendeo elimină aceste probleme, întrucât permite informatizarea și digitalizarea integrală a proceselor de gestionare a cheltuielilor de afaceri.

„Spendeo asigură administrarea eficientă a fluxului de cheltuieli, de la avans la decontare, fără birocrație, cu o mai bună urmărire şi raportare financiară în timp real, optimizând în acelaşi timp controlul şi costurile“.

Platforma online poate fi integrată cu programele informatice financiare ale companiilor şi permite aprobarea călătoriilor, administrarea cardurilor şi a deconturilor.

Potrivit Edenred, companiile care utilizează această platformă online pot aproba cheltuieli, pot face transferuri instant de fonduri către cardurile angajaţilor, dar pot şi să comande carduri noi sau să aloce cardurile existente către alți utilizatori.

De asemenea, platforma le permite angajatorilor să stabilească diverse restricţii in utilizarea cardurilor, spre exemplu limitarea utilizării acestora la anumiţi comercianţi, la bancomat sau în cadrul unor anumite intervale orare.

Risc de erori în procesarea deconturilor pe hârtie

„Aşa cum arată studiile noastre de piaţă, situaţia actuală în companiile din România în ce privește administrarea cheltuielilor profesionale este descrisă ca fiind un proces complicat şi consumator de timp.
Angajaţii primesc numerar în avans sau fonduri pe cardurile personale, ceea ce înseamnă că banii numerar trebuie să fie întotdeauna la dispoziţie în companie, iar procedura de returnare a fondurilor este făcută în cea mai mare parte pe bază de formulare de hârtie.
Procesul de aprobare este manual şi greoi şi implică mult timp şi efort pentru angajaţii din departamentele financiare.
Mai mult decât atât, procedura actuală face dificilă generarea unor rapoarte clare şi întotdeauna intervin erori în procesarea cererilor de decont“, a declarat Iulian Alexe, director de dezvoltare în cadrul Edenred România.

Pe plan internaţional, Edenred are o experiență de peste 20 de ani în dezvoltarea soluțiilor pentru cheltuieli profesionale, iar divizia de Expense Management reprezintă 16% din volumul emis la nivel de grup.

Cu un volum emis de peste 18.3 miliarde de euro la nivel mondial, Edenred este cel mai mare emitent de tichete și carduri preplătite pentru companii atât în România, cât și la nivel internațional.